Kongre ve Toplantı Katılımcı Aydınlatma Bildirimi

Bu bilgilendirme, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) 10. maddesi gereğince ve yasal zorunluluk nedeniyle yapılmaktadır.

OC.T Turizm ve Seyahat Acentası Ltd. Şti. (“OCT Turizm”) olarak kongre ve toplantı katılımcılarının kişisel verilerinin güvenliği ve korunması hususlarına büyük bir önem göstermekteyiz. Bu bilinçle, OCT Turizm olarak her türlü kişisel verinin 6698 sayılı KVKK’ya uygun olarak işlenmesi ve muhafaza edilmesi konusuna azami hassasiyet göstermekteyiz.

KVKK’da belirtildiği üzere OCT Turizm’de veya OCT Turizm’in talimatı ile işlenmekte olan kişisel veriler bakımından “Veri Sorumlusu” sıfatıyla sorumlu olduğumuz bilincinde olarak, kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği şekilde ve mevzuat tarafından izin verilen sınırlamalar çerçevesinde işlemekteyiz.

1. Veri Sorumlusu ve Temsilcisi

KVKK uyarınca kişisel verileriniz “Veri Sorumlusu” olarak OC.T Turizm ve Seyahat Acentası Ltd. Şti.  tarafından aşağıda açıklananlar kapsamında işlenebilecektir. Kongre ve toplantılara ilişkin olarak kongre /toplantı düzenleyicisi de Veri Sorumlusu sıfatıyla sorumlu olabilir. OCT Turizm, sadece aşağıdaki işleme faaliyetleri çerçevesinde Veri Sorumlusu olarak hareket etmekte, diğer durumlarda ise Veri İşleyen olarak hareket etmektedir.

• Hangi Verileri Hangi Amaçlarla Topluyor ve İşliyoruz

 OCT Turizm olarak, kongre veya toplantılara katılım sağladığınızda, Veri Sorumlusu sıfatıyla ilgili kongre/toplantıya ait fotoğraf ve video çekimleri yapılmakta/yaptırılmaktadır. Buna ek olarak ad, soyad, meslek, iletişim bilgisi gibi bilgiler ile bize iletmiş olduğunuz diğer bilgiler de toplanmaktadır. Hakkınızda OCT Turizm’in Veri Sorumlusu olarak topladığı ve işlediği veriler bu video ve fotoğraflar ile sınırlı olup, söz konusu görüntülerin bireysel değil toplu görüntüler olmasına dikkat edilmektedir. Söz konusu görüntüler, OCT Turizm birimleri, OCT Turizm’in beraber çalıştığı tedarikçiler, internet sitesi, sosyal medya mecraları ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak da toplanabilecektir.

Buna ek olarak, bir kongreye/toplantıya katılım için bizimle irtibata geçmeniz durumunda, bize iletmiş olduğunuz bilgiler ile uçak bileti alımı, vize alımı vb. prosedürler için gerekli olan ve sizlerden veya sizleri davet eden 3. kişilerden toplanan TC Kimlik Numarası, Pasaport Numarası gibi bilgiler de toplanmaktadır. Bu bilgiler biletleme veya vize alımı gibi sebeplerle yetkili 3. kişilere iletilmektedir.

Toplanan kişisel verileriniz, OCT Turizm’in tanıtım ve pazarlama faaliyetleri kapsamında KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel verileri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde işlenebilecektir.

Toplanan kişisel verileriniz; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlar için ve işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme ilkelerine uygun olarak işlenir.

• İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Toplanan kişisel verileriniz; başta sosyal medya hesaplarında yayımlamak amacıyla, 2. maddede belirtilen amaçlarla sınırlı olarak dolaylı/doğrudan yurtiçi/yurtdışı iştiraklerimiz ya da bağlı ortaklıklarımız, şirketimizce hizmet/destek/danışmanlık alınan ya da işbirliği yapılan yurtiçi/yurtdışı/uluslararası, kamu/özel kurum ve kuruluşlar, şirketler ve diğer 3. kişi ya da kuruluşlara, çözüm ortaklarına, diğer yetkili kurum ve kuruluşlara, tedarikçilerine veya alt yüklenicilerine aktarabilir.

OCT Turizm, kişisel verilerinizi, yukarıda belirtilen amaçlar çerçevesinde gerekli güvenlik önlemlerin almak kaydıyla, Türkiye içinde veya dışında bulunan sunucularda veya diğer elektronik ortamlarda işleyip saklayabilir. OCT Turizm, söz konusu sunucuların bulunduğu ülkelerde kişisel verilerin korunması konusunda gelişmiş kanunlar bulunduğunu garanti etmektedir. 

• Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, OCT Turizm tarafından veya OCT Turizm’in sözleşmeli olarak birlikte çalıştığı diğer 3. kişilerden, her türlü sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda ve yukarıda yer verilen amaçlar doğrultusunda ve OCT Turizm’in yukarıda belirtilen faaliyetlerinin devamı ve yükümlülüklerinin yerine getirilmesi hukuki sebepleri ile toplanabilmekte ve KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında bu bildirimin 2 ve 3 numaralı maddelerinde belirtilen gayelerle işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir. 

• Kişisel Veri Sahibi Olarak Haklarınız

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi, aşağıda düzenlenen yöntemlerle OCT Turizm’e iletmeniz durumunda, OCT Turizm talebinizi niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde herhangi bir ücret talep etmeksizin sonuçlandıracaktır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca, başvurulara ilişkin bir ücret öngörülmesi durumunda, belirlenecek ilgili ücret alınacaktır.

KVKK’nın 11. maddesine göre veri sahibi olarak haklarınız şunlardır;

1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
6. KVKK’ya ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
7. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
8. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi yazılı olarak OCT Turizm’in Genel Müdürlük ofisine veya yöneticinize iletebilirsiniz.